+31 (0)20 750 83 88 info@thereportingcompany.nl
Direct contact opnemen?   Klik hier

Sumatra Software

Sumatra

Sumatra Software is gespecialiseerd in het rapporteren van informatie uit Exact Software. Sumatra gaat dan ook een duidelijke stap verder in haar informatievoorziening als de Exact Globe Next en Synergy zelf. Dit wordt bereikt door het standaard meeleveren van meer dan 100 rapporten en diverse mogelijkheden voor eindgebruikers om in de eigen informatiebehoeften te voorzien.

Gedetailleerd rapporteren uit Exact

Informatie op maat

Overzicht door inzicht

Rapportage diepduikers

Door het voordefiniëren van de datastructuur van Exact in begrijpbare termen is het datamodel van Exact op eenvoudige wijze beschikbaar binnen Sumatra. Dit maakt de drempel voor het zelf vervaardigen van rapportages door gebruikers aanzienlijk lager (in het bijzonder met de Sumatra Excel Report Wizard). Naast informatie uit Exact Globe en Synergy kan ook informatie uit een willekeurige Microsoft SQL database worden gebruikt binnen Sumatra.

Voor gebruik van Sumatra binnen Exact Synergy (Enterprise) is de module Sumatra Fusion ontwikkeld. Met deze module kan informatie uit Exact Globe en Synergy beschikbaar worden gesteld in de IIS WebClient binnen de Synergy omgeving.

Als aanvulling op zowel Exact Globe als de eigen rapportage modules is de module WebUren beschikbaar. Met WebUren kunnen uren worden geschreven in een webomgeving welke volledig geïntegreerd is met de stamgegevens van Exact Globe. De geschreven uren kunnen in Exact Globe worden geregistreerd en desgewenst worden gebruikt voor facturatie van declarabele uren.

Sumatra Software levert de volgende producten:

  • Exact rapportage oplossingen
  • Rapportages binnen Synergy
  • WebUren
  • Sumatra consultancy

Rapportage oplossingen

Sumatra Software biedt twee verschillende clients voor eindgebruikers:

  • Sumatra Webclient
  • Sumatra Report Wizard voor Excel

 

Sumatra WebClient

De Sumatra I4 Webclient toont informatie welke centraal beschikbaar wordt gesteld via de Sumatra. De Sumatra Webclient is zeer geschikt om zowel operationele als management informatie uit uw Exact administratie te raadplegen. Met de Builder kunnen de rapporten worden aangepast.

 

Operationele ondersteuning

Voor operationele ondersteuning wordt Sumatra Webclient veelvuldig gebruikt om snel een totaal beeld te verkrijgen van de status van bijvoorbeeld een debiteur of artikel. Door het gebruik van tabs kan uiteenlopende informatie snel worden getoond (bijvoorbeeld openstaande posten van een debiteur op de ene tab en lopende orders van dezelfde debiteur op de tab er naast). Sumatra wordt veelvuldig gebruikt voor operationele ondersteuning omdat deze informatie minder goed en snel direct uit Exact kan worden gehaald.

 

Managementinformatie

Voor managementinformatie zijn vooral de doorzoem mogelijkheden belangrijk (van totaal naar details). Op basis van gecumuleerde totaal informatie (bijvoorbeeld lopende orders overzicht per debiteur) kunt u doorzoemen naar de onderliggende detailinformatie waar de totalen uit zijn opgebouwd (in dit voorbeeld de individuele orders met daarna doorzoem mogelijkheid naar orderregels). Omdat zowel de totalen aan de bovenkant van het scherm zichtbaar blijven als de onderliggende details in de onderste helft van het scherm kunt u snel gegevens analyseren. In de praktijk werkt deze manier van werken erg prettig en kunt u desgewenst steeds verder in zoemen op de onderliggende details.

 

Exact documenten en PDF’s

Met Sumatra Webclient is het mogelijk om Exact documenten, zoals pakbonnen of facturen te tonen. Daarnaast is het mogelijk om rapporten in PDF-formaat te openen. De unieke PDF-integratie stelt u in staat uw overzichten eenvoudig uit te printen, te e-mailen of te archiveren.

 

Sumatra Report Wizard voor Excel

In veel organisaties wordt veelvuldig gebruik gemaakt van Excel voor rapportage doeleinden. Het kost echter vaak veel moeite om Excel sheets periodiek te verversen en betrouwbaar te houden. De Sumatra I4 Report Wizard vormt een brug tussen uw Exact administratie en Excel en biedt twee opties:

  • Volledige rapportages direct in Excel opvragen
  • Rapportage met vrije lay-out in Excel (vergelijkbaar met de Excel Add-in van Exact Globe)

 

Volledige rapportages

Door middel van een wizard worden een aantal eenvoudige stappen doorlopen die tot het rapport leiden. Er kan een keuze worden gemaakt uit drie typen rapporten die optimaal gebruik maken van Excel functionaliteit. De Report Wizard plakt de waarde in Excel cellen zonder te werken met lastige formules en verwijzingen.

De gecreëerde overzichten worden centraal opgeslagen en kunnen door het toekennen van rechten worden beveiligd. De overzichten zijn nu direct vanuit Excel opvraagbaar en verschaffen real-time toegang tot gegevens uit de Exact database zonder lastige import en exportprocedures.

 

Rapportage met vrije lay-out

Voor met name financiële rapportages zoals maandrapportage en cashflow overzichten is het noodzakelijk om gericht informatie uit Exact te halen. Hiervoor zijn een aantal standaard functies binnen de Report Wizard beschikbaar die bijvoorbeeld het saldo van een grootboekrekening/kostenplaats/periode combinatie in één cel van Excel plaatsen. Op deze manier kan een volledige rapportage in een vast stramien worden vervaardigd welke eenvoudig kan worden ververst voor de volgende periode. Deze functie is vergelijkbaar met de Excel Add-in van Exact Globe maar werkt sneller en heeft meer mogelijkheden.

Naast de standaard functies is het ook mogelijk om zelf bron informatie uit Exact te definiëren welke via een functie kan worden aangeroepen. Op deze manier kan naar eigen inzicht gerichte informatie beschikbaar worden gemaakt in Excel. Dit is een belangrijk voordeel ten opzichte van de Excel Add-in van Exact Globe.

 

Aanpassen rapportages met de Builder

Met de Builder kunnen rapporten voor de Sumatra Webclient naar eigen inzicht en behoefte worden aangepast en nieuwe rapporten worden gemaakt, zoals:

  • Overzichten ontwikkelen die volledig op de verschillende functies binnen uw organisatie zijn toegespitst
  • Voor individuele gebruikers bepaalde kolommen wel of niet tonen
  • Financiële informatie kan worden beperkt tot alleen de kostenplaats van de gebruiker
  • (KPI) Dashboards

De Builder geeft u een overzichtelijke grafische lay-out van uw rapportagestructuur en beschikt over directe toegang tot veldnamen en veldtypen, zoals deze in uw Exact database voorkomen. U kunt binnen de Builder gebruik maken van selectiepanelen, tabellen, kruistabellen, grafieken, meters met minimale en maximale waarden, taartdiagrammen en ga zo maar door. De componenten worden door middel van ‘drag and drop’ aan uw rapport toegevoegd. Dankzij de ingebouwde ‘Preview’ kunt u direct tijdens het ontwerpen uw rapporten volledig veilig testen op uw eigen database.

Rapportages binnen Synergy

Sumatra Fusion

Sumatra Fusion maakt de Sumatra WebClient beschikbaar in Exact Synergy (Enterprise of Classic). Hierdoor kunt u rapportages vervaardigen op basis van informatie uit Exact Globe en Synergy en deze beschikbaar stellen via Synergy. Dit is met name voor medewerkers die veel met Synergy werken (en wellicht zelfs geen toegang hebben tot Exact Globe) een belangrijk voordeel omdat zij geheel vanuit Synergy kunnen werken. De rechten van Sumatra Fusion kunnen via de rollenstructuur van Synergy aan gebruikers worden toegekend.

 

Context bewust

Sumatra Fusion voegt een extra menu toe aan Synergy welke de Sumatra WebClient opent. In de Sumatra WebClient kunnen algemene rapportages worden gedefinieerd. Daarnaast is het mogelijk om context bewuste rapportages te definiëren. Met context bewust wordt bedoeld dat de rapportage welke getoond wordt afhankelijk is van waar u zich in Synergy bevindt. Indien u bijvoorbeeld op een klantkaart bent, is Sumatra Fusion zich dat bewust en zal bij gebruik van het Sumatra menu direct de rapportage tonen welke gelinkt is aan de klantkaart én wordt direct gefilterd op de klant welke u in Synergy heeft geselecteerd. Hierdoor ziet u direct de juiste klant informatie in Sumatra zonder deze klant eerst op te zoeken. Deze functionaliteit is voor alle stamgegevens in Synergy en verzoeken beschikbaar.

 

Integratie met Synergy Enterprise Configurator

Naast het gebruik van Sumatra Fusion is het ook mogelijk om de Sumatra WebClient in Synergy te intergreren met behulp van de Synergy Enterprise Configurator. Met de Configurator is het mogelijk om bestaande entiteiten zoals relaties, verzoeken en projecten uit te breiden en nieuwe entiteiten, menu’s en knoppen in Synergy toe te voegen.

Binnen entiteiten kunnen met de configurator zogenaamde tabs worden aangemaakt. Deze tabs en met de configurator toegevoegde knoppen kunnen worden gekoppeld aan URL’s. Deze URL’s kunnen direct worden gekoppeld aan rapportages in Sumatra inclusief het meegeven van eventuele filters (bijvoorbeeld een relatiecode). De rapportage wordt dan getoond in de Sumatra WebClient en vormt een naadloos geheel met de Synergy programmatuur.

Sumatra WebUren

Sumatra WebUren is een webapplicatie welke medewerkers op eenvoudige wijze zelfstandig uren laat registreren. Omdat WebUren een webapplicatie is kan deze op eenvoudige wijze beschikbaar worden gesteld aan zowel medewerkers op kantoor als ‘buiten de deur’. Optioneel kunnen uren worden gefiatteerd door de projectleider of lijnmanager. Tevens is het mogelijk om verlof aanvragen via WebUren te beheren waarbij fiattering van deze aanvragen door de manager of een HR medewerker kan worden gedaan.

 

Integratie Exact

Sumatra WebUren integreert zeer nauw met Exact Globe Next (en eerder versies) ten aanzien van:

  • Stamgegevens
  • Geschreven uren
Integratie stamgegevens

Sumatra WebUren maakt gebruik van diverse stamgegevens zoals projecten, medewerkers en uursoorten. Deze stamgegevens worden vanuit WebUren direct gelinkt aan de gegevens in Exact Globe Next. Door deze manier van werken kunnen deze stamgegevens op één plek (Exact Globe) worden onderhouden waarmee dubbel beheer en inconsistenties worden voorkomen.

Integratie geschreven uren

De geschreven uren kunnen na optionele fiattering in WebUren direct in Exact Globe Next worden geïmporteerd:

  • Als memoriaal boeking voor uitsluitend registratie van uren op projecten
  • Als officiele urenboeking in E-Project met de mogelijkheid de uren te factureren (ook E-Order nodig)

Er is geen XML import module of SDK module van Exact nodig voor integratie met WebUren.

 

Twee versies

Sumatra WebUren is verkrijgbaar in twee verschillende versies:

  • Sumatra WebUren Professional als instap versie
  • Sumatra WebUren Universal voor de intensieve gebruiker

In Sumatra Universal zijn standaard diverse rapportages beschikbaar welke naar eigen inzicht kunnen worden uitgebreid (met de Builder). Dit geeft de gebruiker één interface voor zowel het schrijven van uren als het gebruik van rapportages.

Sumatra diensten/consultancy

The Reporting Company heeft ruim 10 jaar ervaring met Sumatra software. Onze Sumatra Software diensten bestaan uit:

  • Installatie en update van Sumatra rapportage software (I4, DS of VT versie).
  • Installatie, inrichting en update van Sumatra WebUren, indien gewenst inclusief ondersteuning bij gebruik van Exact Globe Next.
  • Installatie, inrichting en update van Sumatra DS Fusion, indien gewenst inclusief ondersteuning bij integratie in Synergy Enterprise met behulp van de Synergy Configurator.
  • Vervaardigen rapportages met Sumatra Builder en Report Wizard.
  • Vervaardigen SQL en Sumatra views voor complexere rapportages en performance verbeteringen.
  • Support bij gebruik van alle Sumatra producten.

Door onze brede ervaring met zowel Exact Software als Sumatra software en onze specialisatie op rapportage oplossingen kunnen wij u gericht en efficient ondersteunen bij het gebruik van Sumatra Software oplossingen.

    Onze partners